Бюджетирование деловых путешествий:

Как планировать затраты и получать максимальную отдачу от инвестиций в поездку

Встречи в онлайн-формате, ставшие необходимыми во время пандемии, вновь отходят на второй план. Независимые интернет-источники утверждают, что за последний год расходы на командировки сотрудников, во многих российских компаниях заметно выросли. Особенно это касается фирм-участников ВЭД или коммерческих организаций, стремящихся выйти на международные рынки. Все чаще обозначенным компаниям требуется не только строгий учет израсходованных средств, но и оптимизации самих расходов.

Планирование затрат и возможность снижения издержек

Составление продуманного бюджета позволяет снизить издержки, не сокращая при этом объем финансирования и количество деловых поездок. Однако получать максимальную отдачу от инвестиций в деловые поездки можно только правильной организацией последних.

Заранее определите основные планы предстоящей командировки и совместно с убывающим сотрудником, сделайте их максимально насыщенными.
Не растягивайте сроки командировки и рассчитайте маршрут так, чтобы в течение поездки было установлено как можно большее число профессиональных контактов.
Ваш сотрудник должен иметь постоянную связь и возможность доступа в интернет на весь период деловой поездки. Продумайте этот момент отдельно.
Обязательно установите лимит расходов на предстоящую командировку. Определитесь – за что в поездке платит компания, а за что сам сотрудник.
Проанализируйте затраты на основании предоставленных документов в отчете о командировке. Их детализация очень помогает найти наиболее слабые места. Сопоставьте затраты с первоначально планируемыми. Однако делая сверку, принимайте во внимание, что, устанавливая лимит, вы могли в чем-то ошибаться.
Пребывание менеджера в командировках оценивается по результату его поездок, например, по количеству заключенных договоров или сформированному портфелю заказов.
Делегируйте полномочия. Наверняка в вашей структуре найдется человек, понимающий в организации деловых поездок лучше, чем вы.
Введите обязательный документооборот, связанный с профессиональными расходами командированного сотрудника в процессе поездки. Форма документа должна быть максимально простой и удобной для заполнения.
Автоматизируйте процесс с помощью специальной программы или приложения.
Работа компании не должна страдать, если кто-то из специалистов находится в отъезде. Заранее составьте «график поездок», в которых предусмотрите и возможности замещения отсутствующих.
Если нет необходимости обязательного присутствия вашего сотрудника на переговорах или учебных курсах – вернитесь в этом случае к онлайн-формату.
Сократите до минимума или откажитесь вообще от командировок, не приносящих прибыль или не направленных на развитие компании. К тому же, современные технологии видеосвязи помогут вам весьма реалистично побывать на любом форуме, презентации или учебном курсе.

Особенности организации деловых поездок заграницу

К сожалению, все вышеперечисленные пункты могут оказаться «полумерой», когда вопрос коснется деловых поездок за границу. Ваши сотрудники могут, например, прекрасно организовать командировки по России, однако их компетенций и практического опыта будет недостаточно, если компания решила «взять курс» на международные рынки. Поиск нужного специалиста требует времени, однако и это не гарантирует положительного результата.

В итоге коммерческая организация несет серьезные убытки. Возможность выхода на новый рынок упускается. Мимо компании «уходят» выгодные контракты, которые позволили бы нарастить производство, снизить себестоимость и существенно увеличить прибыль. Командировки сотрудников прекращают быть действительной инвестицией и переходят в привычные «постоянные затраты» не имеющие, по сути, никакого смысла.

Если ваша компания уже оказалась в подобной ситуации, ищет иностранного партнера или хочет выйти на рынок другого государства, обратитесь в компанию TrekTender. Наши специалисты хорошо знают свое дело и способны представлять интересы клиента по всему миру. Будучи вашим агентом, TrekTender полностью возьмет на себя все хлопоты: проведет исследование рынка, подберет новых поставщиков или покупателей, проверит их надежность, разработает стратегию продвижения продукта или услуги, подготовит весь пакет разрешительных документов в местной Торгово-Промышленной палате и других структурах. Анализ конкурентной среды, проведение предварительных переговоров, первичная оценка предложений, отбор проб и другие моменты, не требующие вашего обязательного присутствия, TrekTender сделает самостоятельно. Параллельно мы выполним и другие поручения, предусмотренные в агентском договоре, например, проконтролируем отгрузку, проверим качество, продумаем рекламную политику или оценим целесообразность участия вашей компании в местной тематической выставке. Вам не нужно по каждому поводу собирать и отправлять делегацию, например, в далекий Сингапур, большинство вопросов решит наш специалист, работающий на месте!

Сотрудничество с компанией TrekTender, значительно ускоряет и упрощает получение нужного результата. К тому же ваша фирма здорово сэкономит, минимизировав количество деловых поездок своих сотрудников.