Pourquoi déléguer les voyages d'affaires est rentable

À un certain stade de leur développement, toutes les entreprises sont confrontées à la nécessité d’organiser des voyages d’affaires pour leurs employés. Cependant, il n’y a pas toujours un spécialiste en interne capable de gérer cette tâche, surtout si le voyage se déroule dans une région totalement inconnue. En même temps, les chefs d’entreprise ou les investisseurs soulèvent toujours la question de la justification des nouvelles dépenses. Dans certains cas, elles peuvent être assez importantes, et personne ne donnera une garantie précise d’un résultat positif sous la forme de contrats, d’accords ou d’accords de coopération.

Alors que l’efficacité d’un voyage dépend en grande partie de la compétence et des qualités commerciales des participants, la délégation de l’autorité à une société intermédiaire spécialisée permet d’optimiser les coûts d’organisation. La nécessité d’une telle solution peut être justifiée à l’aide du coefficient de retour sur investissement (ROI).

Qu’est-ce que le ROI et comment est-il calculé ?

Le ROI (Return on Investment) est un outil spécial qui montre le niveau de rendement de tous les fonds investis et aide à déterminer la rentabilité d’un projet, en tenant compte des investissements réalisés. Le coefficient de ROI est exprimé en pourcentage et est considéré comme un indicateur global de la rentabilité d’une entreprise. Sa formule académique peut être simplifiée comme suit :

ROI = (X – Y) / Y x 100 ou ROI = (Revenu – Investissement) / Investissement x 100

Le ROI classique est calculé uniquement sur le résultat disponible, car il est nécessaire de prendre en compte tous les coûts du projet et les bénéfices ou pertes déjà reçus.

Cependant, selon de nombreux experts du monde financier, le coefficient de retour sur investissement est un outil très flexible. Avec son aide, il est possible d’évaluer (bien qu’avec des réserves) les avantages de la délégation de l’autorité lors de l’organisation de voyages d’affaires.

Calculer les avantages potentiels de la délégation de voyages en termes de ROI

Il existe de nombreuses façons de calculer le résultat d’un voyage d’affaires, mais nous allons mettre en évidence les principales sur lesquelles les spécialistes s’appuient le plus souvent.

En analysant les objectifs du voyage et leurs résultats

Le calcul du ROI est étroitement lié au résultat d’un voyage d’affaires, prévu ou reçu immédiatement. Les voyages d’affaires des employés ont des objectifs différents, dont les résultats peuvent être :

• Faire la publicité de votre produit et pénétrer de nouveaux marchés ;
• Conclusion de contrats à long terme ;
• Élargissement du portefeuille de commandes existant ;
• Étudier l’expérience des concurrents et se familiariser avec leurs produits ;
• Recherche de fournisseurs prometteurs de matières premières ou d’équipements ;
• Améliorer les compétences des employés, ce qui leur permettra de travailler de manière plus productive.

Chacun des points présentés est un revenu garanti pour votre entreprise dans un avenir prévisible (indicateur « X »), et le voyage d’un employé est l’un des investissements directs pour l’obtenir (indicateur « Y »).

Dans le monde dynamique d’aujourd’hui, organiser un voyage d’affaires « à l’ancienne » ou « par soi-même » conduit souvent à des coûts inutiles. Ces derniers, n’étant pas un investissement, augmenteront de manière déraisonnable la valeur de « Y », ce qui conduira certainement à une diminution de l’indicateur de ROI. TrekTender s’engage à minimiser vos coûts et à obtenir des résultats positifs de votre voyage d’affaires.

Par la possibilité de réduire les coûts dans le budget approuvé

Cette méthode découle naturellement de la précédente. Avant de lancer un nouveau projet ou d’apporter des modifications majeures à un ancien, l’entreprise établit un budget des dépenses à venir. Le document reflète les coûts des voyages d’affaires des employés comme un poste distinct. Une augmentation de cet indicateur conduira à un déficit dans les fonds budgétaires initialement approuvés, qui devra être compensé par un prêt supplémentaire, une réduction du fonds de roulement d’un autre projet, ou d’une autre manière. Cette situation peut être exprimée par la formule :

ROI = (revenu – coûts) / montant de l’investissement x 100%

Et même si le montant de l’investissement reste le même, une augmentation des coûts supérieure à celle initialement prévue dans le budget réduira le revenu final. Il est logique que l’indicateur de ROI dans cette situation soit d’un ordre de grandeur inférieur. Déléguer l’organisation des voyages d’affaires à un partenaire fiable permettra d’éviter cela. Les spécialistes de TrekTender savent comment et où économiser de l’argent, ce qui permettra à votre entreprise de maintenir les coûts dans les limites du budget.

En analysant le rapport entre le coût du voyage et le résultat obtenu

Comme le notent de nombreux économistes, l’analyse du rapport entre le coût d’un voyage et les résultats obtenus est une autre façon de calculer le ROI. La formule de base dans ce cas peut être représentée comme suit :

ROI = (revenu – coûts) / coûts x 100%

Nous ne « construirons pas de palissade » à partir de ses preuves, nous noterons simplement que le voyage d’un responsable des ventes à des négociations importantes dans une voiture bondée en classe économique ne contribuera pas à leur succès. L’hébergement dans un hôtel bon marché avec un minimum de commodités de base aggravera encore le KPI de l’employé. En conséquence, de telles « économies » réduisent à la fois les « revenus » et les « dépenses », ce qui affectera sans aucun doute l’indicateur de ROI. Les spécialistes de TrekTender le comprennent parfaitement. Nous savons comment rendre les voyages des employés peu coûteux, mais confortables et productifs.

Avantages de la délégation de l’organisation des voyages d’affaires

En résumé, nous notons qu’en utilisant l’indicateur de ROI comme preuve, l’entreprise peut tirer les avantages suivants de la délégation de l’autorité pour organiser les voyages d’affaires :

• Optimisation des coûts et réduction des frais de voyages d’affaires ;
• Réduction du coût de la main-d’œuvre de leurs employés pendant la période d’un voyage d’affaires ;
• Augmentation de la productivité et de l’efficacité du personnel informatique participant à un voyage d’affaires ;
• Augmentation des bénéfices réels grâce à une organisation correcte du processus de voyage d’affaires.

Nous prévoyons des critiques justifiées de l’explication donnée ici des avantages de la délégation de l’autorité pour organiser les voyages d’affaires. Certains points sont très conditionnels. Cependant, sur la base des arguments présentés dans le texte et en utilisant l’indicateur de ROI obtenu de différentes manières, vous pouvez prouver votre point de vue à un supérieur hiérarchique, au fondateur de l’entreprise ou à son investisseur. Dans ce cas, le coefficient de retour sur investissement peut être un point de départ et un bon guide pour la planification des travaux futurs. N’oubliez pas que les spécialistes de TrekTender peuvent prendre en charge toutes vos missions internationales et mener à bien la tâche.