Por qué delegar los viajes de negocios es rentable

En algún momento de su desarrollo, toda empresa se enfrenta a la necesidad de organizar viajes de negocios para sus empleados. Sin embargo, no siempre hay un especialista en el personal capaz de manejar esta tarea, especialmente si el viaje es a una región completamente desconocida. Al mismo tiempo, los dueños de negocios o inversores siempre plantean la cuestión de la justificación de los nuevos gastos. En algunos casos, pueden ser bastante significativos, y nadie dará una garantía precisa de un resultado positivo en forma de contratos, acuerdos o acuerdos de cooperación.

Si bien la efectividad de un viaje depende en gran medida de la competencia y las cualidades comerciales de los participantes, delegar la autoridad a una empresa intermediaria especializada ayuda a optimizar los costes de organización. La necesidad de tal solución puede justificarse utilizando el coeficiente de retorno de la inversión (ROI).

El ROI (Retorno de la Inversión) es una herramienta especial que muestra el nivel de retorno de todos los fondos invertidos y ayuda a determinar qué tan rentable es un proyecto, teniendo en cuenta las inversiones realizadas. El coeficiente de ROI se expresa como un porcentaje y se considera un indicador global de la rentabilidad empresarial. Su fórmula académica se puede simplificar de la siguiente manera:

ROI = (X – Y) / Y x 100 o ROI = (Ingresos – Inversión) / Inversión x 100

El ROI clásico se calcula únicamente sobre el resultado disponible, ya que es necesario tener en cuenta todos los costes del proyecto y los beneficios o pérdidas ya recibidos del mismo.

Sin embargo, según muchos expertos en el mundo financiero, el coeficiente de retorno de la inversión es una herramienta muy flexible. Con su ayuda, es posible evaluar (aunque con reservas) los beneficios de delegar la autoridad al organizar viajes de negocios.

Hay muchas maneras de calcular el resultado de un viaje de negocios, pero destacaremos las principales en las que los especialistas se basan con mayor frecuencia.

El cálculo del ROI está estrechamente relacionado con el resultado de un viaje de negocios, planificado o recibido de inmediato. Los viajes de negocios de los empleados tienen diferentes objetivos, cuyos resultados pueden ser:

• Publicidad de su producto e ingreso a nuevos mercados;
• Conclusión de contratos a largo plazo;
• Expansión de la cartera de pedidos existente;
• Estudiar la experiencia de los competidores y familiarizarse con sus productos;
• Búsqueda de proveedores prometedores de materias primas o equipos;
• Mejorar las habilidades de los empleados, lo que les permitirá trabajar de manera más productiva.

Cada uno de los puntos presentados es un ingreso garantizado para su empresa en un futuro previsible (indicador «X»), y el viaje de un empleado es una de las inversiones directas para obtenerlo (indicador «Y»).

En el mundo dinámico actual, organizar un viaje de negocios «a la antigua» o «por su cuenta» a menudo genera costes innecesarios. Este último, al no ser una inversión, aumentará irrazonablemente el valor de «Y», lo que definitivamente conducirá a una disminución en el indicador de ROI. TrekTender se compromete a minimizar sus costes y obtener resultados positivos de su viaje de negocios.

Este método sigue suavemente al anterior. Antes de lanzar un nuevo proyecto o realizar cambios importantes en uno antiguo, la empresa elabora un presupuesto de los próximos gastos. El documento refleja los costes de los viajes de negocios de los empleados como un elemento separado. Un aumento en este indicador conducirá a un déficit en los fondos presupuestarios inicialmente aprobados, que deberán compensarse con un préstamo adicional, una reducción en el fondo de caja de otro proyecto o de otra manera. Esta situación se puede expresar mediante la fórmula:

ROI = (ingresos – costes) / cantidad de inversión x 100%

E incluso si la cantidad de inversión sigue siendo la misma, un aumento en los costes que exceda los previstos originalmente en el presupuesto reducirá los ingresos finales. Es lógico que el indicador de ROI en esta situación sea un orden de magnitud menor. Delegar la organización de viajes de negocios a un socio confiable ayudará a evitar esto. Los especialistas de TrekTender saben cómo y dónde ahorrar dinero, lo que permitirá a su empresa mantener los costes dentro del presupuesto.

Como señalan muchos economistas, analizar la relación entre el coste de un viaje y los resultados logrados es otra forma de calcular el ROI. La fórmula básica en este caso se puede representar como:

ROI = (ingresos – costes) / costes x 100%

No vamos a «construir una empalizada» a partir de su evidencia, simplemente notaremos que el viaje de un gerente de ventas a negociaciones importantes en un vagón de asientos reservados abarrotado no contribuirá a su éxito. El alojamiento en un hotel barato con un mínimo de comodidades básicas empeorará aún más el KPI del empleado. Como resultado, tales «ahorros» reducen tanto los «ingresos» como los «gastos» al mismo tiempo, lo que sin duda afectará el indicador de ROI. Esto lo entienden perfectamente los especialistas de TrekTender. Sabemos cómo hacer que los viajes de los empleados sean económicos, pero cómodos y productivos.

En resumen, observamos que al utilizar el indicador de ROI como evidencia, la empresa puede recibir los siguientes beneficios al delegar la autoridad para organizar viajes de negocios:

• Optimización de costes y reducción de costes para viajes de negocios;
• Reducción del coste de la mano de obra de sus empleados durante el período de un viaje de negocios;
• Aumento de la productividad y la eficacia del personal de ITP que participa en un viaje de negocios;
• Aumento de las ganancias reales como resultado de la correcta organización del proceso de viaje de negocios.

Prevemos críticas justificadas a la explicación que se da aquí de los beneficios de delegar la autoridad para organizar viajes de negocios. Algunos puntos son muy condicionales. Sin embargo, con base en los argumentos presentados en el texto y utilizando el indicador de ROI obtenido de diversas maneras, puede probar su caso a un gerente superior, al fundador de la empresa o a su inversor. En este caso, el coeficiente de retorno de la inversión puede ser un punto de partida y una buena guía para planificar el trabajo futuro. Recuerde que los especialistas de TrekTender pueden asumir todas sus tareas internacionales y completar la tarea de manera efectiva.