Errores comunes en la planificación de viajes corporativos y cómo evitarlos

Planificar viajes corporativos es una tarea compleja y responsable que requiere atención al detalle y un enfoque profesional. Los eventos exitosos no solo fortalecen el espíritu de equipo y aumentan la motivación de los empleados, sino que también pueden convertirse en una herramienta eficaz para lograr los objetivos comerciales de la empresa.

Sin embargo, los organizadores sin experiencia a menudo cometen errores al planificar dichos viajes, lo que lleva a consecuencias indeseables. Un lugar mal elegido, un programa de eventos desequilibrado o una logística mal organizada pueden socavar seriamente el éxito de un viaje corporativo planificado.

Los especialistas de TrekTender destacan varias categorías de errores que se cometen con mayor frecuencia al planificar y preparar viajes corporativos.

Uno de los principales factores para el éxito de un viaje de negocios es la elección correcta de su propósito y formato. Sin embargo, las empresas a menudo subestiman este criterio y cometen una serie de errores críticos ya en la etapa de planificación de estos eventos.

• Objetivo establecido incorrectamente: Una redacción demasiado abstracta o vagamente definida puede llevar a la decepción de los participantes y a la pérdida de los fondos invertidos. Para evitar esto, es necesario definir claramente qué se quiere lograr durante el viaje corporativo: aumentar el espíritu de equipo, estimular el pensamiento creativo o simplemente tomar un descanso del trabajo.
• Formato de viaje inapropiado: Algunas empresas eligen un formato que no se corresponde con los intereses y necesidades de los empleados. Por ejemplo, organizar un viaje extremo de rafting por un río puede ser una mala idea para un equipo, la mayoría del cual prefiere unas vacaciones relajantes en la naturaleza. Antes de elegir un formato, es mejor entrevistar a los empleados con anticipación o consultar con especialistas para determinar la opción más adecuada.
• Planificación insuficiente: Todas las etapas de un viaje corporativo deben planificarse y verificarse con anticipación. Es importante prever todos los detalles: la elección del lugar, el alojamiento, el transporte y el entretenimiento. La falta de un plan detallado puede llevar a situaciones imprevistas y reducir la eficacia del evento.

Para evitar situaciones desagradables, los organizadores de viajes de negocios deben considerar cuidadosamente todas las etapas de la planificación.

Se cometen muchos errores en la etapa de determinación del presupuesto y asignación de recursos para un viaje corporativo. Esto lleva a gastos imprevistos y experiencias de viaje negativas.

• Subestimar el coste del viaje: Al presupuestar, es necesario tener en cuenta todos los costes posibles, incluidos el transporte, el alojamiento, las comidas, el entretenimiento, así como los costes adicionales, como las dietas de viaje o los seguros. A menudo resulta que inicialmente se asigna un presupuesto demasiado pequeño para el viaje. Esto lleva a estrés financiero o falta de fondos durante el viaje.
• Distribución desigual de los recursos: Es importante tener en cuenta que los diferentes grupos de empleados tienen diferentes necesidades y preferencias. Por ejemplo, los empleados jóvenes están interesados en la recreación activa y el entretenimiento, mientras que el personal de mayor edad prefiere una estancia tranquila y cómoda. Al asignar recursos, es necesario tener en cuenta estas diferencias para garantizar la satisfacción de todos los participantes.
• Otro error es la falta de control sobre los gastos durante el viaje. Es importante designar a una persona responsable del control del presupuesto y monitorear los gastos durante todo el viaje. Esto ayudará a evitar costes irrazonables y responder a cualquier problema financiero de manera oportuna.

La logística insuficientemente desarrollada y el alojamiento mal concebido de los huéspedes pueden convertirse en un problema grave durante un viaje de negocios.

Uno de los errores comunes es el estudio insuficiente de la infraestructura logística. La elección incorrecta del aeropuerto o la estación de tren puede generar costes innecesarios para transportar a los participantes de un lugar a otro.

Se cometen errores frecuentes en la etapa de alojamiento de los huéspedes. La falta de un número suficiente de habitaciones disponibles o la imposibilidad de proporcionar condiciones cómodas a menudo conduce a impresiones negativas del viaje. Para evitar esto, es necesario reservar un número suficiente de habitaciones con anticipación, teniendo en cuenta todos los requisitos y deseos de los huéspedes.

Si se planean eventos comerciales durante el viaje, como presentaciones, exposiciones o reuniones de negocios, debe encargarse de elegir un pabellón, sala de conferencias o restaurante con anticipación para satisfacer las necesidades de todos los participantes de la reunión.

Teniendo en cuenta los errores enumerados, puede garantizar un evento más exitoso y cómodo para todos sus participantes. Los profesionales de TrekTender conocen bien todos los «escollos» de un viaje de negocios y comprenden cómo evitar posibles errores. Al confiar el viaje a nuestros especialistas, evitará dificultades innecesarias y podrá sumergirse por completo en la resolución de sus propias tareas.