Warum die Delegation von Geschäftsreisen profitabel ist

Jede Firma steht irgendwann in ihrer Entwicklung vor der Notwendigkeit, Geschäftsreisen für ihre Mitarbeiter zu organisieren. Allerdings gibt es nicht immer einen Spezialisten im Haus, der diese Aufgabe übernehmen kann, insbesondere wenn die Reise in eine völlig unbekannte Region geht. Gleichzeitig stellen sich Unternehmer oder Investoren immer die Frage nach der Rechtfertigung für neue Ausgaben. In einigen Fällen können diese recht hoch sein, und niemand kann eine genaue Garantie für ein positives Ergebnis in Form von Verträgen, Vereinbarungen oder Kooperationen geben.

Während die Effektivität einer Reise maßgeblich von der Kompetenz und den geschäftlichen Qualitäten der Teilnehmer abhängt, hilft die Delegation der Organisation an eine spezialisierte Vermittlungsgesellschaft, die Kosten zu optimieren. Die Notwendigkeit einer solchen Lösung lässt sich anhand des Return on Investment (ROI) Koeffizienten begründen.

Was ist ROI und wie wird er berechnet?

Der ROI (Return on Investment) ist ein spezielles Instrument, das die Höhe der Rendite auf alle investierten Mittel aufzeigt und hilft zu bestimmen, wie profitabel ein Projekt unter Berücksichtigung der getätigten Investitionen ist. Der ROI-Koeffizient wird in Prozent ausgedrückt und gilt als globaler Indikator für die Rentabilität eines Unternehmens. Seine akademische Formel lässt sich wie folgt vereinfachen:

ROI = (X – Y) / Y x 100 oder ROI = (Erlös – Investition) / Investition x 100

Der klassische ROI wird ausschließlich auf Basis des verfügbaren Ergebnisses berechnet, da alle Kosten des Projekts und die bereits daraus erzielten Gewinne oder Verluste berücksichtigt werden müssen.

Nach Ansicht vieler Experten aus der Finanzwelt ist der Return on Investment Koeffizient jedoch ein sehr flexibles Instrument. Mit seiner Hilfe ist es möglich, (wenn auch mit Einschränkungen) den Nutzen der Delegation von Aufgaben bei der Organisation von Geschäftsreisen zu bewerten.

Berechnung des potenziellen Nutzens der Delegation von Reisen im Hinblick auf den ROI

Es gibt viele Möglichkeiten, das Ergebnis einer Geschäftsreise zu berechnen, aber wir werden die wichtigsten hervorheben, auf die sich Spezialisten am häufigsten stützen.

Durch die Analyse der Reiseziele und ihrer Ergebnisse

Die Berechnung des ROI ist eng mit dem Ergebnis einer Geschäftsreise verbunden, sei es geplant oder unmittelbar erzielt. Mitarbeiter auf Geschäftsreisen verfolgen unterschiedliche Ziele, deren Ergebnisse sein können:

• Werbung für Ihr Produkt und Erschließung neuer Märkte;
• Abschluss langfristiger Verträge;
• Erweiterung des bestehenden Auftragsbestands;
• Studium der Erfahrungen von Wettbewerbern und Kennenlernen deren Produkte;
• Suche nach vielversprechenden Lieferanten von Rohstoffen oder Ausrüstung;
• Verbesserung der Fähigkeiten der Mitarbeiter, damit diese produktiver arbeiten können.

Jeder der vorgestellten Punkte ist ein garantierter Gewinn für Ihr Unternehmen in absehbarer Zukunft (Indikator „X“), und die Reise eines Mitarbeiters ist eine der direkten Investitionen, um diesen zu erzielen (Indikator „Y“).

In der heutigen dynamischen Welt führt die Organisation einer Geschäftsreise „auf die altmodische Art“ oder „in Eigenregie“ oft zu unnötigen Kosten. Letztere, die keine Investition darstellen, erhöhen den Wert von „Y“ ungerechtfertigt, was zwangsläufig zu einer Verringerung des ROI-Indikators führt. TrekTender hat es sich zur Aufgabe gemacht, Ihre Kosten zu minimieren und positive Ergebnisse aus Ihrer Geschäftsreise zu erzielen.

Durch die Möglichkeit der Kostenreduzierung im genehmigten Budget

Diese Methode knüpft nahtlos an die vorherige an. Vor dem Start eines neuen Projekts oder größeren Änderungen an einem bestehenden Projekt erstellt das Unternehmen ein Budget der anstehenden Ausgaben. In diesem Dokument werden die Kosten für Dienstreisen der Mitarbeiter als separater Posten ausgewiesen. Eine Erhöhung dieses Indikators führt zu einem Defizit in den ursprünglich genehmigten Haushaltsmitteln, das durch einen zusätzlichen Kredit, eine Reduzierung der Barmittel eines anderen Projekts oder auf andere Weise ausgeglichen werden muss. Diese Situation lässt sich mit folgender Formel ausdrücken:

ROI = (Einnahmen – Kosten) / Investitionsvolumen x 100%

Selbst wenn die Höhe der Investition gleich bleibt, führt eine Erhöhung der Kosten über den ursprünglich im Budget vorgesehenen Rahmen hinaus zu einer Verringerung des Gesamteinkommens. Es ist logisch, dass der ROI-Indikator in dieser Situation um eine Größenordnung kleiner ausfallen wird. Die Beauftragung eines zuverlässigen Partners mit der Organisation von Geschäftsreisen trägt dazu bei, dies zu vermeiden. Die Spezialisten von TrekTender wissen, wie und wo man Geld sparen kann, damit Ihr Unternehmen die Kosten im Rahmen des Budgets halten kann.

Durch Analyse des Verhältnisses von Reisekosten und erreichtem Ergebnis Wie viele Ökonomen feststellen, ist die Analyse des Verhältnisses von Reisekosten und erzielten Ergebnissen eine weitere Möglichkeit, den ROI zu berechnen. Die grundlegende Formel kann in diesem Fall wie folgt dargestellt werden:

ROI = (Einnahmen – Kosten) / Kosten x 100%

Wir wollen hier keine „Palisade“ aus Beweisen „bauen“, sondern lediglich festhalten, dass die Reise eines Vertriebsleiters zu wichtigen Verhandlungen in einem überfüllten Wagen der zweiten Klasse nicht zu deren Erfolg beitragen wird. Die Unterbringung in einem billigen Hotel mit einem Minimum an Grundausstattung wird die KPIs des Mitarbeiters weiter verschlechtern. Infolgedessen reduzieren solche „Einsparungen“ sowohl die „Einnahmen“ als auch die „Ausgaben“ gleichzeitig, was sich zweifellos auf den ROI-Indikator auswirken wird. Dies ist den Spezialisten von TrekTender bestens bekannt. Wir wissen, wie man Mitarbeiterreisen kostengünstig, aber dennoch komfortabel und produktiv gestaltet.

Vorteile der Auslagerung der Organisation von Geschäftsreisen

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass das Unternehmen durch die Verwendung des ROI-Indikators als Nachweis folgende Vorteile aus der Delegation der Organisation von Geschäftsreisen ziehen kann:

• Optimierung der Kosten und Reduzierung der Ausgaben für Geschäftsreisen;
• Reduzierung der Arbeitskosten der Mitarbeiter für die Dauer einer Geschäftsreise;
• Steigerung der Produktivität und Effektivität der an einer Geschäftsreise teilnehmenden ITP-Mitarbeiter;
• Steigerung des realen Gewinns durch die korrekte Organisation des Geschäftsreiseprozesses.

Wir sehen berechtigte Kritik an der hier gegebenen Erklärung der Vorteile der Delegation von Befugnissen zur Organisation von Geschäftsreisen voraus. Einige Punkte sind sehr bedingt. Anhand der im Text dargelegten Argumente und unter Verwendung des auf verschiedene Weise ermittelten ROI-Indikators können Sie jedoch Ihre Argumente gegenüber einem Vorgesetzten, dem Gründer des Unternehmens oder dessen Investor vertreten. In diesem Fall kann der Return on Investment-Koeffizient ein Ausgangspunkt und ein guter Leitfaden bei der Planung der weiteren Arbeit sein. Denken Sie daran, dass die Spezialisten von TrekTender alle Ihre internationalen Aufgaben übernehmen und die Aufgabe effektiv erledigen können.